7.6 administración de recursos operacionales (ORM)

7.6.1 El porqué de la ORM

Además de los materiales que se necesitan para la producción, todas las compañías precisan recursos operacionales. Estos recursos son los artículos y servicios que, sin formar parte de la producción, hacen falta para administrar diariamente el negocio. Las áreas de recursos operacionales incluyen bienes de capital (como las computadores), suministros para mantenimiento, reparación y operación (MRO) (como los suministros de oficina) y viajes y entretenimiento (T&E)(como los servicios de viajes).

En muchas empresas el proceso de compras de los recursos operacionales es administrado por diferentes organizaciones, y son cientos los proveedores que brindan servicios, productos e información... las soluciones de ORM publican catálogos on-line y automatizan las compras y las autorizaciones. Mas allá de ahorrar en papel, el objetivo es detener el gasto indiscriminado y canalizar las compras hacia vendedores seleccionados con precios negociados.

La ORM permite que los recursos operacionales sean administrados de manera más estratégica, si se utiliza Internet y su conectividad para generar una infraestructura de comunicación en la que los compradores y proveedores trabajen codo a codo sin perder el control de los gastos. De hecho, a través del sistema electrónico de administración la compañía ejerce más control sobre el gasto... La ORM reduce no solo el costo por transacción sino también la cantidad de proveedores.

Los sistemas ORM están desplazando los negocios de redes propietarias EDI, que funcionan en su mayor parte en seguras redes privadas, y los están acercando a Internet. Las redes EDI son muy caras de mantener y aun más caras de instalar.... la ORM sólo puede implementarse con éxito si la compañía ya cuenta con un departamento central de compras. Además también se necesita una Intranet en toda la compañía y links directos a Internet para que le sistema sea útil para todos los empleados... el costo de mantenimiento de una gran cantidad de proveedores representa mucho dinero.

Es aún más importante la administración de los usuarios. Se deben asignar diferentes papeles a personas con distintas responsabilidades. Las personas a cargo de las autorizaciones, los pedidos y las compras tienen derechos diferentes en el sistema ORM. Por ejemplo, los compradores sólo deben ver los productos necesarios. Por lo tanto, es posible asignar grupos de productos y establecer un límite de gastos a cada uno de los usuarios. En la mayoría de los casos los usuarios tendrán un link para agruparlos según sus derechos, ya que administrar los derechos de cada uno de los usuarios implicaría demasiado trabajo manual. A cada comprador habría que asignarle un centro de costos, para así poder obtener automáticamente el dinero del departamento indicado... En lugar de cargar sus catálogos, el sistema ORM se conecta con la base de datos original, lo que garantiza la información más precisa y actualizada posible.